Depuis la pandémie et le télétravail qui s’est imposé, les réunions hybrides ont progressivement fait leur apparition dans la plupart des moyennes et grandes organisations. Aujourd’hui, elles permettent de réunir des participants présents sur site et d’autres connectés à distance, tout en conservant au passage une dynamique de travail fluide. Cette configuration demande cependant un équipement adapté pour éviter les problèmes de connexion, de son ou de partage d’écran.
Ainsi, une salle de réunion hybride efficace ne repose pas seulement sur un écran et une webcam, mais l’ensemble de l’environnement doit être mûrement réfléchi. Entre le réseau, l’affichage, l’audio, l’ergonomie, et les outils collaboratifs, l’objectif consiste à créer un espace qui facilite la collaboration, quel que soit le lieu où se trouvent les participants d’une réunion…
Zoom sur AKAIRO, le spécialiste de l’intégration audiovisuelle
Face à cette nouvelle tendance, certains acteurs ont décidé de se positionner sur ce marché. Depuis plusieurs années, AKAIRO conçoit justement des environnements audiovisuels destinés à améliorer la communication, la collaboration et la productivité au sein des organisations.
Sur le site akairo.fr, l’entreprise présente une approche qui se veut centrée sur la performance des espaces professionnels, en combinant à la fois la technologie, la créativité, et la maîtrise sur le terrain.
Parmi les prestations proposées par l’organisation, on retrouve notamment :
- Une phase de conseil avec l’analyse du projet par le bureau d’étude
- L’installation des équipements par un réseau de techniciens
- Le paramétrage des solutions pour garantir leur utilisation optimale
- La formation des utilisateurs aux outils déployés
- La maintenance pour assurer la continuité de fonctionnement
Quels sont les éléments techniques à privilégier pour une réunion hybride ?
Si vous n’êtes pas familier avec l’univers du digital, vous pourriez penser qu’organiser une réunion hybride est une mission impossible pour vous ! Mais en réalité, en faisant preuve d’organisation et avec un bon accompagnement, cela reste tout à fait accessible…
Choisir un système d’affichage adapté
Pour commencer, l’affichage est un élément indispensable dans une salle de réunion, car les participants doivent pouvoir visualiser clairement les présentations, les documents partagés sur Google Slides, ou encore les interlocuteurs à distance.
Les grands écrans, notamment tactiles, offrent plusieurs avantages dans ce contexte. Ils garantissent une bonne qualité d’image même dans un environnement lumineux, et permettent d’interagir directement avec le contenu affiché à l’écran.
Garantir une infrastructure réseau fiable
La qualité du réseau n’est pas à prendre à la légère, même si vous vivez dans une grande ville bien desservie. Vous devez prendre en compte le fait que plusieurs utilisateurs doivent pouvoir se connecter simultanément, partager des documents, et activer leur caméra. Ainsi, le réseau doit supporter tout ce volume de données, sans que cela ne produise de ralentissement pour les participants.
Une connexion internet stable est indispensable pour éviter les coupures audio ou vidéo, et dans certains cas, il est même nécessaire de réaliser une étude du Wi-Fi ou une analyse réseau pour identifier les obstacles éventuels. Si cela est nécessaire, n’hésitez pas également à prévoir un réseau dédié aux invités, par exemple si vous accueillez des intervenants externes.
Optimiser l’audio et la captation vidéo
Enfin, l’expérience sonore influence directement la qualité d’une réunion hybride. Les participants à distance doivent entendre clairement les interventions, mais aussi distinguer les interlocuteurs.
De son côté, la vidéo contribue à rendre les échanges plus naturels, idéalement avec des caméras capables de cadrer automatiquement les intervenants ou de suivre un orateur en mouvement.
Je suis Pauline, rédactrice engagée ✍️, toujours en quête des mots justes pour informer et inspirer. Spécialisée en business et entreprise, j’adore rendre les sujets complexes simples et captivants 🌟. Mon objectif ? Vous accompagner avec des contenus clairs, utiles et pleins de sens 🚀.